例えばＦＡＸの送付状で「ご査収ください。」の一文を目にしたことはありませんか？
普段、何気なく目にしたり、意味も分からず使っている「ご査収ください。」という言葉。
よく使われるビジネス用語だな、と何となく受けとめている「ご査収ください」の詳しい意味や正しい使い方、そして目上の人や上司の人に使う場合の注意点などをご紹介したいと思います。
例文などを交えて分かりやすくご説明しますね！
「ご査収ください」の意味や使い方は？
まずは「ご査収ください」の意味や正しい使い方について説明していきますね。
念のため、意味をご紹介する前に読み方もおさらいしておきましょう！
「ご査収ください」と書いて【ごさしゅうください】と読みます。これは大丈夫ですよね（笑）
「査収」とは、物品や書類などを、中身をよく調べた上で受け取ることです。
「査」は”検査”や”調査”、”精査”の【査】ですね。
よく見て調べ、明らかにすることを表します。
そして「収」は”収納”や”収集”の【収】で取り入れるという意味です。
このことから、ビジネスシーンにおいて「ご査収ください」とは、書類などを送ったときに、ただ単に受け取ってもらうだけでなく、内容も確認してほしいことを表現する言葉です。
わかりやすく言い換えるなら「ご確認の上、お受け取りください」ということですね。
「査収」の類語には、「領収」「受領」「確認の上受け取る」「閲する」などがあります。
また「検収」という表現もあります。
検収とは、【発注どおりの納品になっているか、種類や数を確認して受け取る】ことを意味します。
「ご査収ください」を使うときには、注意すべきことがあります。
査収とは確認をともなう受け取りを表すので、確認する内容がないときには使いません。
そのため、メールでは添付ファイルが、手紙やＦＡＸでは同時に送る物がある場合に有効な表現なのです。
また、初めて確認する内容ではなく、すでに一度確認したものの再確認をお願いしたい場合も「ご査収ください」とは言いません。
ちなみに「ご査収ください」と添えられた手紙やメールを受け取ったときは、中身をきちんと確認したことを相手に伝えてあげると親切です。
その際のお返事として「査収いたしました」などとは言いませんので気をつけましょう。
「お受け取りして、確認いたしました」などと伝えると安心していただけますよ。
「ご査収ください」を目上の人や上司に使っても大丈夫？
次に気になるのが「ご査収ください」という言葉をビジネスシーンで目上の人や上司に使っても大丈夫なのかということです。
「ご査収ください」は一般的に次のように使われています。
■例文
- 手紙にて「資料を同封しましたので、ご査収ください。」
- メールにて「ご提案書を添付いたします。ご査収ください。」
- ＦＡＸにて「お見積書をお送りしますので、ご査収ください。」
この「ご査収ください」は丁寧語であり、社内で部下から上司に対して使うには、さしつかえない表現です。
しかし、社外の目上の人やお取引先、お客様に対しては、より丁寧な敬語を使うほうが適切と言えます。
「ご査収ください」の敬語・丁寧語や例文は？
「ご査収ください」をビジネスシーンなどで使う場合に敬語、丁寧語で伝える場合はどのように表現すればいいのでしょうか？
具体的に、どのような敬語で表現すればよいのか例文を交えて見ていきましょう！
■例文
- お問合せの件について、資料を送付いたしました。ご査収くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
- ご請求書を同封いたしましたので、ご査収のほど何卒よろしくお願いいたします。
- 企画書を添付いたします。ご査収の上、ご検討いただけますようお願い申し上げます。
また「ご査収ください」と似たような意味を持つ言葉を使うのもひとつの方法です。
- 資料を同封いたしました。ご確認の上お受け取りくださいますよう、お願い申し上げます。
- 添付のお見積書をご確認いただき、お納めくださいますようよろしくお願いいたします。
よく確認してほしい物や書類を明確に示し、「ご確認ください」「お受け取りください」「お納めください」などを組み合わせて表現すれば、間違いがなく伝わりそうです。
ビジネスシーン特有の言葉はたくさんあります。
「ご査収ください」もそのひとつだと思いますしよく使う言葉なので正しい使い方を覚えておくと便利です。
相手や状況によっては、より丁寧で敬意を表す言葉や、同じ意味を持つ他の言葉で言い換えるのも、気遣い上手と言えます。
豊かな表現を身につけて、さらに快適にビジネスを進めていきたいものですね。
まとめ
どうでしたでしょうか？
ビジネスシーンでよく目にする「ご査収ください」の意味や正しい使い方、目上の人や上司に使う場合の例文などをご紹介しました。
社内で上司などに使う言葉としてはこのまま使っても問題はありませんが、会社外で利用する場合は少し気を付けた方がいいかもしれません。
この記事を読んだことで「ご査収ください」に関しては他の人よりも知識があると思うので是非、活用してみてくださいね。
そして間違った使い方をしている人がいたら優しく正してあげてください。
