パソコンを打つのが早い

会社でビジネスメールのやり取りをする機会は多々あると思います。

そんな時に相手の好意に対してお礼をする場合、ビジネスメールではどのように返信すれば相手に失礼がないのでしょうか。実際に会って感謝を伝える場合とメールや手紙など文書でお礼をする場合では言葉の伝わり方に違いが出てきます。

そこでビジネスメールのお礼の書き方や感謝を込めた返信と例文について詳しくご紹介したいと思います。

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ビジネスメールのお礼の書き方は?

まず始めにビジネスメールのお礼の書き方を見ていきましょう。

現代のビジネスシーンでは、メールというツールは「仕事の基本道具」、あるいは「社会人の必須スキル」の一つといっても差し支えないほど、大切なコミュニケーション手段になっています。

携帯やSNSでのやり取りも増えてはいますが、やはりマンツーマンでしっかりと、素早く文書を交わせる確実性の高いメールは、ビジネスでは欠かせないものといえます。

このため、面会での言葉遣いや電話応対と並んで、メールのマナーもビジネスシーンでは大変重要です。

その中で、仕事では頻繁に書く機会も多い「お礼メール」の書き方のポイントについてご説明しましょう。

失礼のないお礼メールの書き方

まず、ビジネスで会社訪問や会合、会食などを終えた後には、必ずお礼のメールを相手に送ることが常識です。

タイミングはなるべく早い方がよく、午前中の会合ならその日の夕方までに、夜の会合等であれば翌朝の出勤後には送るのがベターだといえます。

メールの書き出しや件名は「本日はありがとうございました」など、受け手が一見してお礼だと分かる書き方が望ましいでしょう。

名刺交換後、初めてメールを出す場合は、「突然メールを差し上げ失礼いたします」など、断りの言葉を盛り込むことも大切です。

社外や顧客などに差し出すビジネスメールは正式な文書と同じだという認識も重要で、文面では「平素は大変お世話になっております」、「今後ともご指導ご鞭撻をよろしくお願い申し上げます」、「これからも変わらぬご愛顧のほどをよろしくお願いいたします」など、定型的なあいさつの文言も忘れず付与するようにします。

もちろん、文章の冒頭で自社名、部署名、氏名もきちんと名乗ることも基本マナーです。

本文はあまり長文にならないよう、多忙な中の面会のお礼を述べ、今後に生かすべき成果や、引き続いて良好な関係を希望する旨を端的に記述します。

文の最後には「まずは略儀ながらメールにてお礼申し上げます」といった、失礼を侘びる一文を添えるとより丁寧だといえるでしょう。  

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お礼メールを返信する場合の注意点は?

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次にお礼メールを返信する場合の注意点をご紹介します。

ビジネスでお礼メールを返信する場合には、細かい点ですが、言葉選びや表現にも留意することが大切になります。

例えば「お礼します」、「よろしくお願いします」、「失礼します」ではなく、語尾はいずれも「~申し上げます」「~いたします」とより丁寧な形にそろえます。

先方の会社を示す言葉としては、「お宅様」や「○○社さん」ではなく、「貴社」「御社」が適切です。

またお礼の際は「取り急ぎお礼まで」といった、「取り急ぎ」という言葉や「~まで」の言い切りは避けるべきです。

これらは同僚などの間の事務的な連絡に用いる語句ですので、社外の方などにお礼を述べる際には失礼に当たります。

「まずは~」や「申し上げます」といった言い方を心がけてください。

メールでのやり取りは、特にお礼ではやり取りの「終わり方」に悩む場合もあります。

延々とお礼と返信をし合っていると、どのタイミングで返事をやめればいいか判断に困ります。

その場合は「目下の者が最後に送る」、「顧客や立場が上の側が最後に受け取る」というのが基本ルールとなります。

ビジネスメールの例文まとめ!

前述した注意点などをまとめ、ビジネスでのお礼メールの一例を挙げておきましょう。

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○、営業2部の○○でございます。
本日、貴社を訪問させていただいた際には、大変ご多忙な中にもかかわらず、お時間を頂戴しまして誠にありがとうございました。
貴重なご意見を多くうかがうことができ、大変勉強になりました。ご期待に添えますよう、今後ともサービスの向上や充実に一層努めて参る所存です。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほどを、心よりお願い申し上げます。
失礼ではございますが、まずはメールにて、一言お礼申し上げます。

上記、ビジネスメールの例文を参考に活用してみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

ビジネスメールのお礼の書き方や、感謝を込めた返信と例文をまとめてご紹介しました。

実際に会ってお礼を伝える場合は相手の顔や表情も見えるので、誤解を与えることもなければ失礼になることもさほどありません。

ですが、対面とは違いメールでお礼を伝える場合、相手に失礼や誤解を与えないように最低限の礼儀は守りましょう。

文章だけだと誤解を与えやすし、人によっては失礼と感じる場合もあります。

特に目上の人や上司に対しては使う言葉や表現方法には細心の注意が必要となります。

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